Sex og Politikk sin informasjonskapsler-cookies

Sist oppdatert august 2019

Sex og Politikk er opptatt av å beskytte og respektere ditt personvern. Denne erklæringen beskriver hvordan vi håndterer personopplysninger og er gjeldende for deg som er i kontakt med oss som medlem, tillitsvalgt, bruker av våre tjenester og produkter (slik som undervisningsmateriellet) eller er interessert og engasjert i vår virksomhet av andre grunner. Det gjelder også deg som er i kontakt med oss for å søke jobb eller er ansatt hos oss.

1. Behandlingsansvarlig

Sex og Politikks daglig leder er behandlingsansvarlig for personopplysningene dine. Daglige leder, Tor-Hugne Olsen torhugne@sexogpolitikk.no , kan kontaktes for spørsmål knyttet til behandlingen av personopplysninger.

2. Formålet med innhenting av personopplysninger

Sex og Politikk innhenter og behandler personopplysninger for de formål som oppgis i denne erklæringen og som opplyses når vi samler inn opplysningene. Personopplysninger er nødvendig for å kunne gi et godt tilbud og yte gode tjenester for de som er i kontakt med oss gjennom nettsidene, sosiale medier eller på andre måter, og for å oppfylle vårt mandat. Vi samler i all hovedsak inn person­opplysninger som er gitt direkte av deg, og vi henter ikke inn mer informasjon enn det som er nødvendig for å gjennomføre formålet med innhentingen av person­opplysninger og det vi er forpliktet til i henhold til juridiske avtaler og ansvar.

Vi samler inn informasjon for å kunne:

• Bekrefte din identitet.
• Registrere medlemmer, frivillige og tillitsvalgte, og følge opp disse.
• Muliggjøre god service, slik som å håndtere dine henvendelser, rette opp feil informasjon eller å sende deg informasjon.
• Ta imot og registrere gaver og andre bidrag til oss.
• Bruke fødselsnummer slik at du får skattefradrag for ditt bidrag dersom du ønsker dette.

Vi behandler også personopplysninger for å kunne drive vår virksomhet, det innebærer blant annet at vi behandler dine personopplysninger når du er i kontakt med oss av ulike grunner. Eksempler på administrasjon som innebærer behandling av person­opplysninger er:

• Når du henvender deg til oss på e-post håndterer vi person­opplysninger for å kunne holde kontakt med deg og svare på din henvendelse.
• Om du er i kontakt med oss i forbindelse med yrkesrolle eller lignende kan dine personopplysninger lagres i referater, på fakturaer og lignende. I vår økonomiske administrasjon og oppfølging forekommer person­opplysninger på fakturaer, betalingsanmodninger og refusjoner.

3. Innhenting av personopplysninger

Vi innhenter og behandler både personlig identifiserbar informasjon og ikke-personlig identifiserbar informasjon.

Personlig identifiserbar informasjon innhentes og lagres når du:

• Registrerer deg som medlem.
  • Navn, adresse, fødselsdato, kjønn, telefonnummer, e-post

• Registrerer deg som bruker av undervisningsmateriellet vårt.
  • Navn, epost, telefon, stillingstittel, navn på skole, klassetrinn og antall elever.

• Registrerer deg til et arrangement eller en av våre aktiviteter.
  • Navn, stilling, arbeidssted, allergier, e-post, telefonnummer

• Registrerer deg i en av våre nettverksgrupper.
  • Sex og Politikk koordinerer flere nettverk av organisasjoner, enkeltpersoner og politikere til fremme av vårt formål. Medlemslistene med opplysninger den enkelte har gitt samtykke til og oppgitt til oss lagres i vårt elektroniske arkiv og deles ikke med tredjepart.
    • Navn, stilling, arbeidssted, e-post, telefonnummer

• Blir valgt til tillitsvalgt i Sex og Politikk.
  • Navn, adresse, fødselsnummer, e-post, telefonnummer, kjønn

• Søker jobb i Sex og Politikk.
  • Navn, personlig informasjon som framkommer i CV og søknad, e-post

• Når du jobber i Sex og Politikk.
  • Navn, adresse, personnummer og annen nødvendig informasjon for arbeidsforholdet.

• Vi lagrer bilder av personer som har deltatt på våre arrangement i samtykke med personen på bildet.
• Når du gir en gave til Sex og Politikk uten å være medlem.

Navn, adresse, eventuelt fødselsnummer for å kunne få skattefradrag.

Sex og Politikk samler i all hovedsak inn personopplysninger som er gitt direkte av deg, og vi henter ikke inn mer informasjon enn det som er nødvendig for å gjennomføre formålet.

Vi innhenter og lagrer ikke-personlig identifiserbar informasjon når du:

• Besøker hjemmesidene våre og bruker våre sosiale medier

4. Webanalyse, informasjonskapsler og lagring

Sex og Politikk bruker analyse­verktøyet Google Analytics for hjemmesiden for å bedre forstå brukermønsteret til våre besøkende og gi deg et best mulig innhold. Eksempler på informasjon vi innhenter er: antall besøkende, dato for og hvor lenge besøket varer, geografisk hvor brukerne kommer fra og navigasjon på nettstedet. Google Analytics bruker informasjonskapsler/cookies (små tekstfiler som nettstedet lagrer på brukerens datamaskin), som registrerer brukernes IP-adresse og som gir informasjon om den enkelte brukers bevegelser på nettet.  Informasjonen som samles inn via Google Analytics lagres på Googles servere og er underlagt Googles retnings­linjer for personvern. Ingen av informasjonskapslene gjør at vi kan knytte informasjon om din bruk av nettstedet til deg som enkeltperson. Du kan selv administrerer bruken av informasjonskapsler.

Vi samler informasjon og lager rapporter som hjelper oss med å forbedre brukeropplevelsen. Verktøyene bruker førsteparts informasjonskapsler kun for å samle inn data. Disse cookiene, og dataene som samles inn, er anonymiserte og kan ikke brukes til å identifisere deg som person.

De fleste nettlesere aksepterer automatisk cookies. Du kan alltid velge å ikke akseptere en informasjonskapsel ved å endre datamaskinens innstillinger til å avvise en cookie eller til at du må godkjenne en cookie, men ved å ikke tillate en cookie kan du begrense utvalget av funksjonene som er tilgjengelige på siden. Innstillingen er å forstå som et samtykke dersom den er slik at brukeren uttrykker aksept for bruk av cookies. Dette gjelder også dersom nettleseren er forhåndsinnstilt for aksept av cookies.

Hvis du ikke ønsker at Sex og Politikk skal samle inn anonyme data fra deg, kan du melde deg av denne innsamlingen på Google Analytics eller ved å endre sikkerhetsinnstillingene på din datamaskin. Les mer om reservasjon mot Google Analytics-registrering.

 5. Innsyn og sletting

Du har rett til innsyn i de opplysninger Sex og Politikk har registrert om deg og kan be om at opplysningene oppdateres, arkiveres eller slettes.

Medlemslister blir fortløpende oppdatert og medlemmer som har meldt seg ut eller ikke har gitt beskjed om at de ikke lenger er aktive i våre nettverk slettes.

Opplysninger vi har mottatt i forbindelse med ditt medlemskap i Sex og Politikk, eller som giver, lagres i vårt medlems/giver register så lenge du anses å være aktiv medlem/giver. I tråd med bransjenormen for frivillige organisasjoner og behandling av personopplysninger anses en giver å være aktiv giver i 3 år etter at siste bidrag ble gitt. Opplysninger vi etter bokføringsloven er forpliktet til å bevare lagres i 5 år, i henhold til lovens krav.

6. Grunnlag for behandlingen

Vi behandler i all hovedsak person­opplysninger om deg for å ivareta vår forpliktelse og avtale med deg som giver, frivillig, tillitsvalgt, medlem, abonnent eller i forbindelse med andre tjenester som vi tilbyr.

Noen av opplysningene om deg kan også oppbevares på grunn av krav i norsk lov. Eksempel på dette er rapportering av ditt bidrag til Sex og Politikk til skatte­myndighetene, dersom du ønsker skattefradrag for ditt bidrag, eller å innfri våre plikter i henhold til bokføringsloven.

7. Utlevering av opplysninger til tredjepart

Personopplysninger deles kun med andre selskaper eller leverandører som utfører oppgaver på vegne av Sex og Politikk og i forbindelse med levering av våre tjenester. Disse er underlagt egne avtaler med Sex og Politikk.

Sex og Politikk har avtale med Intelicom for lagring og drift av hjemmesiden. Intelicom bruker servere i Nederland for lagring av data. For påmelding til bruk av seksualitetsundervisningsmateriellet vårt har Sex og Politikk avtale med Sex og Samfund, vår søsterorganisasjon i Danmark. Informasjonen lagres på servere i Danmark. Servere i Nederland og Danmark er underlagt samme EU direktiv som gjelder i Norge. I tillegg har vi avtaler med Jottacloud, Google mail, Mailchimp og Survey Mokey.

8. Informasjonssikkerhet

Sex og Politikk vil gjennom systematiske tiltak sørge for informasjonssikkerhet med hensyn til konfidensialitet, integritet og tilgjengelighet ved lagring og behandling av dine personopplysninger. Vi gjør deg oppmerksom på at vanlig e-post er ukryptert. Vi oppfordrer deg derfor ikke til å sende taushetsbelagte, sensitive eller andre fortrolige opplysninger til Sex og Politikk via e-post.

9. Opplysninger om våre ansatte

Sex og Politikk innhenter og behandler personopplysninger om sine ansatte for å administrere lønn og personalansvar. Rettslig grunnlag følger av personopplysningsloven § 8, første ledd og § 8 a), b) eller f) samt § 9 a), b) og f). Det registreres nødvendige opplysninger for utbetaling av lønn, for eksempel grunndata, lønnsnivå, tidsregistrering, skatteprosent, skattekommune og fagforeningstilhørighet. Andre opplysninger om ansatte er knyttet til vedkommende sin arbeidsinstruks og tilrettelegging av arbeid. Sletterutiner for personalopplysninger følger regnskapsloven og arkivloven.

Opplysninger vi har mottatt i forbindelse med ansettelse lagres frem til du avslutter ditt arbeidsforhold i Sex og Politikk. Opplysninger vi etter bokføringsloven er forpliktet til å bevare vil lagres i 5 år, i henhold til lovens krav.

Opplysninger om personer som søker på stillinger hos Sex og Politikk vil bli slettet innen et år etter søknadsfristen på den relevante stillingen.

10. Rettigheter for den registrerte

Alle personer som spør har rett til informasjon om behandlinger av personopplysninger i en virksomhet etter personopplysningslovens §18, 1. ledd. Sex og Politikk har gitt denne informasjonen i denne erklæringen, og vil henvise til den ved eventuelle forespørsler.

Du kan kreve innsyn i egne personopplysninger, samt kreve retting eller sletting av opplysninger.

Denne personvernerklæringen gjelder for alle som er i kontakt med Sex og Politikk og om ikke annet oppgis samtykker du at dine personopplysninger kan behandles i samsvar med denne personvernerklæringen, herunder at opplysninger kan overføres til databehandlere og tredjeparter, som beskrevet i erklæringen.

11. Endringer i erklæringen

Sex og Politikk forbeholder seg retten til å endre eller oppdatere personvernerklæringen. Alle endringer er gjeldene fra de legges ut, og vil omfatte informasjon samlet inn fra gjeldende dato, så vel som eksisterende informasjon oppbevart av Sex og Politikk. Du kan finne ut når disse retningslinjene sist ble revidert ved å se “sist oppdatert” øverst på denne siden.